optimización del trabajo

Es sabido que no por trabajar muchas horas la productividad de una empresa, organización o país va a aumentar. Con el objetivo de incrementar estos índices es que empresas de todo y de diferentes tamaños, están centrando sus esfuerzos en implementar nuevas formas de organizar su trabajo y enseñarle a sus equipos cómo aprovechar de mejor manera su día laboral.

¿Es realmente productivo el horario laboral en Chile?

En nuestro país la mayoría de los trabajadores tienen que cumplir con 45 horas semanales y con un día de descanso. Según datos de la OCDE, somos uno de los países que más trabaja (revisar nota ¿Cuántas horas a la semana se trabaja en Chile?) pero a la vez uno de los más improductivos en base a la suma horaria o a las evaluaciones de desempeño de los empleados, por lo que claramente hay algo que no está funcionando.

Una hipótesis relacionado a esto, de los especialistas Carl Shapiro, Profesor de Microeconomía de la Universidad de California, Berkeley y Joseph Stiglitz, Profesor y Nobel de Economía, habla de que la productividad de los trabajadores depende positivamente del salario recibido, como también de las condiciones laborales. Esto repercutiría en su satisfacción y en la apreciación y compromiso con su puesto de trabajo, estando más dispuestos a realizar un mayor esfuerzo en su actividad. Esto permite inferir que si la jornada se reduce, entregando la posibilidad de que el trabajador tenga mayor tiempo libre para hacer lo que quiera, y con un mejor sueldo, se van a amplificar los efectos positivos de la productividad.

¿Cuales son los reales “Ladrones de tiempo” en el trabajo?

Ladrones de tiempo es un concepto que explica los diferentes factores negativos que nos impiden aprovechar efectivamente de los minutos y de las horas que disponemos en el día laboral. Algunos son inevitables y/o necesarios, pero hay otros que deben reducirse parcial o totalmente. Algunos ejemplos:

  1. Reuniones: la mayoría de los ejecutivos pasan horas y horas en reuniones que no estaban planificadas o que no tienen un objetivo concreto. Para que sean productivas, deben tener un tiempo acotado y todos deben conocer los temas a tratar, objetivos y metas o por lo menos transmitirlo desde el inicio. Todo lo conversado debe quedar por escrito y con un responsable designado, para que se puedan concretar los temas y cerrar el ciclo del compromiso.
  2. Correo electrónico: La mala costumbre de copiar a muchas personas en un correo sólo para que se den por informadas, sobrecarga las bandejas de entrada de personas que podrían ser informadas posteriormente y en persona, por ejemplo. Lo óptimo es copiar sólo a quienes tengan algún tipo de participación en la información y cuando se agreguen a otros que solo deben conocerla poner en el asunto las siglas NNR, que significan ‘no necesita respuesta’. Con este simple acto se dice que se podría ahorrar hasta una hora semanal.
  3. Agenda abierta: Para muchos líderes no tener control de su agenda es un gran problema, ya que a veces se confunde la disponibilidad de escuchar a otros o resolver problemas, con no tener un orden de prioridades de cada uno de sus temas y no lograr optimizar sus tiempos.
  4. Desplazamientos: muchos trabajadores pierden varias horas de su día en trasladarse físicamente de un extremo de la ciudad a otro, para reuniones o visitar otras oficinas. Eso se mejoraría utilizando tecnologías ad hoc, como por ejemplo Skype o videoconferencias.

¿Cómo manejar los tiempo en el trabajo?

Además de evitar a los ladrones del tiempo, hay otras prácticas que se hacen cargo de estas temáticas.

  • Una es que los líderes deben empoderar a sus equipos de trabajo para que cada uno tenga una función y tome decisiones, así no se pierde tiempo en burocracias y cada uno se concentra en lo relevante.
  • Otra muy importante es la capacitación, que entrega herramientas de gestión del tiempo y ejemplos de lo que significa realizar las tareas de forma eficiente y simple.
  • Es fundamental para el éxito del manejo del tiempo saber diferenciar lo importante de lo urgente, lograr focalizarse y no distraerse haciendo muchas cosas al mismo tiempo.

 

Fuente: http://bit.ly/309Ol5U

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